Digitalna transformacija posljednjih je godina zahvatila gotovo svaku industriju. Tvrtke automatiziraju procese, obrtnici koriste online alate za poslovanje, a državne institucije sve više usluga nude putem interneta. Međutim, jedan sektor još uvijek u velikoj mjeri posluje na način koji je bio uobičajen prije desetak ili petnaest godina – udruge.
Brojne udruge još uvijek vode članove u Excel tablicama, financije prate u zasebnim dokumentima, dok se zapisnici, odluke i ostala dokumentacija nalaze na različitim računalima ili po papirima. Takav način rada možda je dovoljan za manje organizacije, ali vrlo brzo postaje ograničavajući čim broj članova ili projekata počne rasti.
Excel nije napravljen za upravljanje udrugom
Excel je izvrstan alat za obradu podataka, ali nije sustav za upravljanje organizacijom. Kada jedna osoba vodi evidenciju članova, druga prati članarine, a treća uređuje financijske tablice, vrlo lako dolazi do različitih verzija dokumenata, pogrešaka i nepotpunih podataka. Dodatan problem nastaje kada se promijeni vodstvo udruge. Dokumentacija često ostane na privatnim računalima ili u e-mailovima prethodnih članova, zbog čega prijenos administracije postaje dugotrajan i kompliciran.
S vremenom administracija počinje oduzimati više vremena nego aktivnosti zbog kojih je udruga osnovana.
Digitalizacija nije rezervirana za velike organizacije
Jedna od najčešćih zabluda jest da su digitalni sustavi namijenjeni isključivo velikim tvrtkama ili organizacijama s velikim proračunima. Danas postoje specijalizirana web rješenja razvijena upravo za potrebe udruga. Takvi sustavi objedinjuju podatke o članovima, članarinama, dokumentima i administraciji na jednom mjestu te omogućuju pristup svim ovlaštenim osobama bez obzira gdje se nalaze. Osim što pojednostavljuju svakodnevni rad, ovakvi alati smanjuju mogućnost pogreške i povećavaju sigurnost podataka, što je posebno važno kada organizacija upravlja osobnim podacima svojih članova.
Vrijeme postaje najveća vrijednost
Većina udruga ne raspolaže velikim brojem zaposlenika. Administrativne poslove često obavljaju predsjednici, tajnici ili volonteri uz svoje redovne poslovne obveze. Svaka minuta provedena na traženju dokumenta ili ručnom ažuriranju nekoliko različitih tablica predstavlja vrijeme koje se moglo uložiti u organizaciju događanja, pripremu projekata ili rad s članovima. Digitalizacija ne znači samo moderniji način rada. Ona omogućuje učinkovitije korištenje najvrjednijeg resursa svake organizacije, vremena.
Budućnost udruga je u centraliziranim sustavima
Kako administrativni zahtjevi postaju sve složeniji, očekuje se da će sve više udruga prelaziti na specijalizirane digitalne platforme. Takvi sustavi omogućuju bolju organizaciju rada, veću transparentnost i jednostavniju suradnju između članova uprave. Jedan od primjera takvog rješenja na hrvatskom tržištu je UdrugaPlus, web aplikacija razvijena upravo za potrebe udruga. Sustav omogućuje upravljanje članovima, evidenciju članarina, organizaciju dokumentacije i pregled administrativnih podataka na jednom mjestu, bez potrebe za korištenjem više različitih alata.
Kako digitalna transformacija postaje standard u poslovnom svijetu, sve je izglednije da će i udruge postupno napustiti modele rada temeljene na Excel tablicama i papirnatoj dokumentaciji te prijeći na rješenja koja štede vrijeme, povećavaju učinkovitost i omogućuju kvalitetniju organizaciju rada.
Više informacija o mogućnostima sustava dostupno je na stranici udrugaplus.com.